Управление удаленными сотрудниками немыслимо без удаленных совещаний. Разберем основные правила, которые позволят вам проводить эффективные вовлекающие совещания. Даже в онлайн.
Правило № 1. Решите технические моменты.
Хорошая скорость интернета, качественный микрофон, работающая камера, выбор правильной платформы для коммуникаций и создания коллобораций на половину обеспечит успех всего дела. По мнению наших клиентов наиболее удачная платформа для голосового общения Zoom. Особенно нравится цена и возможность создания отдельных сессионных залов для разных групп участников. Также позаботьтесь о едином информационном поле, где участники смогут размещать информацию о себе, обмениваться материалами, задавать вопросы. Используйте Trello или Padlet.
Важный момент: убедитесь, что все участники совещания умеют пользоваться данными инструментами, имеют доступ к интернету, запаслись камерами, микрофонами и т.п.
Правило № 2. Подготовьте визуальное наполнение.
Если не умеете делать качественные слайды – самое время научиться. Во-первых, это делает информацию доступной и понятной, а во-вторых – повышает вовлеченность. Кстати, этот момент можно отнести к техническим и делегировать специалистам, благо сейчас их достаточно. К визуальному наполнению относится и ваш внешний вид. Лафхак для онлайн – хорошее освещение и правильный ракурс. Потренируйтесь заранее.
Правило № 3. Используйте камеру. Требуйте использование камеры участниками.
Да, поначалу это может показаться непривычным и для многих некомфортным, но помните – где картинка, там и фокус. Кроме того, при включенной камере вам легче визуально контролировать присутствие участников, а им самим это поможет держать фокус на обсуждении.
Правило № 4. Продумайте повестку и регламент. Разошлите заранее.
Это важно и при проведении обычных совещаний, а онлайн пространстве особенно важно. Участникам будет понятно и удобно знать где, во сколько, какие темы, их очередность, сколько по времени продлиться мероприятие. Четко и конкретно укажите в повестке цель мероприятия, что вы ждете от участников и если они должны выступить, то какие вопросы осветить, какие слайды подготовить, куда предварительно выложить материалы для ознакомления и т.п.
Правило № 5. Соблюдайте регламент.
Не опаздывайте и не затягивайте выступления спикеров. Следите за временем сами или назначьте модератора. По нашему опыту сами совещания лучше укладывать в 30-40 минут. Подавайте личный пример – готовьте информативные слайды, которые позволяют сократить звуковую презентацию и помните, что фокус внимания слушатели удерживают 8 минут.
Правило № 6. Помните о ярком начале и завершении.
Лучше всего люди запоминают начало и финал мероприятия. Это называется «эффект края». Продумайте, чем вызовете их интерес. Это может быть вовлекающий вопрос или рисунок-тест на экране, который надо расшифровать и написать ответ в чат.
Правило № 7. Вовлекайте и поддерживайте участников.
Самый простой способ вовлечь участника – задать ему вопрос. Вопросы готовьте заранее и постарайтесь выйти за пределы «Кто меня слышит – поставьте «плюс». Задавайте открытые вопросы в стиле «Что вы считаете более важным ….?» «У кого был опыт….?» «Почему по вашему мнению это не работает…?» и т.п. Не забывайте благодарить участников за участие, поощряйте инициативу. Следите также за перепиской в чате, поощряйте задавать в нем вопросы, своевременно отвечайте.
Правило № 8. Подготовьте раздаточный материал.
Подгрузите нужные материалы заранее, сделайте резюмирующую рассылку в завершение совещания. Это поможет удержать фокус внимания, вернуться к необходимым материалам при необходимости.
Правило № 9. Фиксируйте договоренности.
Четко и конкретно подведите итоги, зафиксируйте договоренности. Если даете поручения – закрепите ответственных, сроки, проговорите ресурсы, ответьте на вопросы.
Правило № 10. Завершите на позитиве.
Поблагодарите всех участников за внимание, активное участие, за их вопросы и комментарии и предложения. Побудите их к действиям – ваше совещание должно заряжать энергией и способствовать проактивному поведению ваших сотрудников.
Удачи!
